В бизнесе крайне важно не только установить связь с потенциальными клиентами, но и поддерживать эту связь в долгосрочной перспективе. Одним из способов это сделать является написание follow up-писем, которые помогут удержать клиента и достичь желаемого результата.
Follow up-письма – это сообщения, отправляемые после первого контакта с клиентом или после важной встречи. Они позволяют поддержать интерес собеседника и не дать ему забыть о вас и вашей компании. Однако, чтобы follow up-письмо было эффективным, необходимо правильно его составить и подойти к этому процессу со всей ответственностью.
В данной статье мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам написать follow up, чтобы от него был результат. Мы расскажем, как подобрать правильное время для отправки письма, какую информацию нужно включить в текст и какой тон использовать.
Как написать follow up, чтобы от него был результат?
1. Будьте вежливы и профессиональны. Ваше обращение должно быть вежливым и профессиональным. Используйте формулы приветствия и прощания, а также стандартный язык деловой переписки. Избегайте слишком интимных выражений, сокращений и эмоциональных восклицаний.
2. Помните о контексте. Если вы отправляете follow up после личной встречи или звонка, укажите дату и время, чтобы помочь собеседнику вспомнить о прошлой коммуникации. Если вы проявляете интерес в продолжении диалога, укажите, что именно вас заинтересовало и почему вы хотите поддержать общение.
3. Очертите конкретные цели и действия. Ваш follow up должен иметь четкие цели и действия. Например, вы можете предложить встретиться снова для дальнейшего обсуждения, запросить отчет или подтверждение, предложить сотрудничество или ознакомить с новыми предложениями. Важно, чтобы ваше письмо имело конкретный запрос или предложение, которое поможет двигаться дальше.
4. Следите за сроками. Если ваш запрос имеет сроки выполнения, укажите их в письме. Хорошо также предложить варианты для обсуждения и прийти к консенсусу.
5. Предложите дополнительную информацию. Если у вас есть дополнительные материалы или информация, которые могут быть полезны собеседнику, прикрепите их к письму или предложите ссылки для ознакомления.
Следуя этим советам, вы сможете написать follow up, который будет иметь результат и поможет вам продвинуться в деловых отношениях или достичь своих целей.
Важность follow up в бизнесе: почему стоит уделить ему внимание
Первое преимущество follow up – это возможность продолжить диалог с клиентом или партнером, выразить свой интерес к сотрудничеству и показать, что вы цените отношения с ними. Таким образом, вы создаете положительное впечатление и устанавливаете контакт на более доверительном уровне.
Follow up также позволяет подтвердить вашу экспертизу и компетентность в выбранной сфере. Регулярное обновление клиента или партнера интересными и полезными материалами, советами или новостями позволяет вам укрепить свою репутацию и стать незаменимым партнером в их глазах.
Один из главных аргументов в пользу follow up – это возможность активного вовлечения клиента. Путем регулярного контакта вы можете выяснить его потребности, предложить индивидуальные решения и подстроиться под его требования. Таким образом, вы существенно повышаете шансы на успешное завершение сделки.
Не следует забывать, что в мире бизнеса конкуренция очень высока, и люди часто забывают о предложениях, которые они получили ранее. Follow up помогает вспомнить вам и ваше предложение, напоминает клиентам о важности сотрудничества с вами, и увеличивает вероятность успешного завершения сделки.
В итоге, follow up не только помогает закрепить отношения с клиентами и партнерами, но и способствует развитию бизнеса в целом. Стратегическое использование follow up позволяет увеличить объем продаж, повысить уровень лояльности клиентов и укрепить позиции на рынке.
Шаг 1: Правильный тайминг отправки follow up
Для определения правильного тайминга отправки follow up необходимо учитывать несколько факторов:
-
Ожидаемый срок ответа: Исходя из обычной практики вашего бизнес-партнера или клиента, определите разумный срок, в течение которого можно ожидать ответа на ваше начальное обращение.
-
Задержка в ответе: Если срок ответа уже истек, то правильный тайминг для отправки follow up может быть определен в зависимости от типа вашего обращения и его срочности. Если дело касается важной сделки, то отправка follow up через несколько дней после истечения срока ответа может быть уместной.
-
Время дня: Идеальное время для отправки follow up может зависеть от ваших предположений о режиме работы бизнес-партнера или клиента. Например, отправка во второй половине рабочего дня может быть более эффективной, так как утро обычно занято рутинными делами и ежедневными задачами.
Шаг 2: Делайте follow up персонализированными и целенаправленными
Например, если вы уже общались с клиентом по телефону или на встрече, укажите это в сообщении. Не забудьте упомянуть ключевые моменты разговора и показать, что вы обращали внимание на детали. Это поможет снять барьеры коммуникации и продемонстрирует ваше внимание к клиенту.
Для достижения максимального эффекта важно также иметь цель и направление в follow up сообщении. Определите конкретную цель и сообщите об этом в письме. Например, если ваша цель — заключение договора на сотрудничество, подчеркните это в сообщении и предложите следующие шаги.
Используйте жирный или курсивный шрифт для выделения основных идей или важных деталей. Используйте маркированные или нумерованные списки для ясного и упорядоченного представления информации. Если необходимо, вы можете использовать таблицу для наглядного представления данных.
Шаг 3: Используйте эффективные способы коммуникации при написании follow up
При написании follow up важно выбрать подходящие методы коммуникации, которые будут наиболее эффективными для достижения желаемого результата. В зависимости от ситуации и особенностей взаимодействия с адресатом, можно использовать различные способы коммуникации.
Один из наиболее распространенных и удобных способов коммуникации — электронная почта. При написании follow up письма важно следить за ясностью и краткостью сообщения. Используйте живописную и разборчивую формулировку, чтобы ваше сообщение было простым и понятным для получателя. Кроме того, приложите любые необходимые документы или ссылки для облегчения понимания и принятия решения получателем.
Электронная почта
- Начните письмо с благодарности. Укажите, что цените время получателя и благодарны за его внимание.
- Сформулируйте основное сообщение кратко и ясно. Укажите предмет письма и основную цель вашего follow up.
- Предоставьте дополнительные сведения или документы, если это необходимо для продвижения вашего дела.
- Заключите письмо оливкой. Вернитесь к благодарности и выразите надежду на положительный результат.
Телефонные звонки
- Сначала небольшими репликами отблагодарите за предыдущую встречу или разговор, чтобы создать дружественную атмосферу.
- Укажите предмет разговора и цель вашего follow up. Будьте ясны и конкретны.
- Задайте вопросы или запросите обратную связь, чтобы поддержать активное взаимодействие.
- Заключите разговор словами благодарности и выразите надежду на успешное воплощение планов.
Шаг 4: Структурируйте follow up и придайте ему логичность
Чтобы ваше письмо follow up было эффективным, вам необходимо структурировать его и придать ему логичность. Следуйте этим рекомендациям, чтобы повысить вероятность получения желаемого результата:
- Напишите краткий вводный абзац, в котором вы укажете причину вашего контакта и сформулируете свою цель. Это поможет получателю быстро понять суть вашего письма и определить, насколько он заинтересован в продолжении диалога.
- Раскройте детали своего предыдущего общения, чтобы облегчить воспоминания получателя и внести ясность в текущую ситуацию.
- Выделите ключевые аспекты вашего предложения или запроса. Подчеркните их важность и пользу, которую они могут принести получателю, чтобы убедить его в необходимости рассмотрения вашего предложения более детально.
- Сделайте завершающее предложение с четким призывом к действию. Укажите, что ожидаете от получателя и произведите яркое впечатление, чтобы он захотел поддержать вашу инициативу.
- Добавьте благодарность за потраченное время и загрузку памяти получателя. Укажите, что вы цените его внимание и готовы ответить на все вопросы или предоставить дополнительную информацию.
Придерживаясь этой структуры и обращая внимание на релевантность и конкретность вашего письма follow up, вы повысите его эффективность и увеличите вероятность получения желаемого результата.